Pengertian Alat - Alat Kearsipan Lengkap

1.      Filing cabinet

Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.

Fungsinya:  untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2.      Almari Rotary

Almari Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Fungsi : rotary filing  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

3.      Almari Arsip

Almari Arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan telebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4.      Rak Arsip

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.

Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

5.      Hanging Folder

Hanging Folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

6.      Stop Map

Stop Map yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

Fungsi : Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif.

7.      Folder

Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.

Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8.      Snelhecter

Snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan juga arsip aktif

9.      Guide Arsip

Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :

Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder / arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

10.  Odner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting dari cara penyimpanan yang salah.

11.  Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :

stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

Fungsi :  untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan bentuk stapler

12.  Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.

Fungsi  untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.

13.  Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

14.  Box Arsip

Box Arsip adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

Fungsi :  untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

15.  Label Arsip

Label Arsip adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

16.  Tickler file

Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Fungsi : 

a.       Alat pengingat bagi petugas arsip

b.      Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

c.       Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.

17.  Lemari Cardex

Lemari Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

18.  Laci Kartu

Laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

19.  Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Fungsi : Menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.

20. Kartu tunjuk silang

Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda

21. roll o'pack

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak

22. alat sortir

Ø  Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

Ø  Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.